Privacybeleid COMBACK

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van COMBACK worden verwerkt is:

• Linten Group BV
• Handelend onder de naam COMBACK
• België
• E-mail: info@combackvlaanderen.be
• Website: combackvlaanderen.be

Vragen over privacy of de verwerking van persoonsgegevens kunnen via bovenstaand e-mailadres worden gericht aan COMBACK.

Afhankelijk van de manier waarop iemand met COMBACK in contact komt, kunnen wij verschillende gegevens verwerken.

2.1. Bij inschrijving van een community

Via het inschrijfformulier kan COMBACK de volgende gegevens verzamelen:

• naam van de community;
• type community;
• gemeente;
• aantal actieve leden;
• leeftijdscategorieën van de leden;
• voor- en achternaam van de contactpersoon;
• rol of functie van de contactpersoon;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• bevestiging dat de contactpersoon namens de community contact mag opnemen;
• aanvaarding van de toepasselijke deelnamevoorwaarden;
• bevestiging dat het privacybeleid werd gelezen;
• datum van inschrijving;
• administratieve informatie met betrekking tot de inschrijving en deelname.

Het aantal leden en de leeftijdscategorieën worden als informatie over de community verzameld. COMBACK vraagt via het inschrijfformulier geen namen of contactgegevens van individuele leden.

2.2. Tijdens deelname aan een campagne

COMBACK kan bijkomende informatie ontvangen die noodzakelijk is voor de uitvoering van een campagne, zoals:

• het logo en andere visuele elementen van de community;
• gekozen T-shirtkleur;
• aantallen T-shirts per maat;
• informatie over distributie;
• informatie over draagmomenten en geschatte draagfrequentie;
• foto's, video's of ander campagnemateriaal dat door de community wordt aangeleverd;
• communicatie tussen COMBACK en de community.

COMBACK vraagt communities om kledingmaten uitsluitend als totalen per maat door te geven en niet te koppelen aan namen van individuele leden.

2.3. Bij contact- of partneraanvragen

Wanneer iemand via de website, e-mail of op een andere manier contact opneemt met COMBACK, kunnen wij onder meer naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, de inhoud van het bericht en verdere correspondentie verwerken.

2.4. Bij gebruik van de website

COMBACK gebruikt de ingebouwde website-analytics van Lovable om inzicht te krijgen in het gebruik en de prestaties van de website.

Hierbij kunnen beperkte gebruiksgegevens worden verwerkt, zoals:

• bezochte pagina's en gebruiksgebeurtenissen;
• aantal bezoeken;
• apparaattype;
• verkeersbron;
• benaderende locatie.

Deze analytics zijn bedoeld om het gebruik van de website op geaggregeerd niveau te begrijpen en niet om individuele bezoekers te profileren.

COMBACK maakt momenteel geen gebruik van Google Analytics, Meta Pixel of andere advertentie- of remarketingpixels op haar website.

COMBACK kan gegevens verwerken om:

• community-inschrijvingen te ontvangen en beheren;
• te beoordelen welke communities aan een campagne deelnemen;
• met contactpersonen te communiceren;
• automatische bevestigings- en praktische e-mails te versturen;
• T-shirts en andere campagneonderdelen te organiseren;
• productie en distributie voor te bereiden;
• deelname en distributie administratief op te volgen;
• het gebruik en de prestaties van de website te begrijpen;
• campagnes te evalueren;
• geaggregeerde campagnerapportages op te stellen;
• partners te informeren over de resultaten van een campagne;
• vragen en contactaanvragen te beantwoorden;
• partnerrelaties te beheren;
• fraude of misbruik van het COMBACK-concept te voorkomen;
• de rechten en belangen van COMBACK te beschermen;
• te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen.

COMBACK verwerkt persoonsgegevens niet voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor deze werden verzameld.

Afhankelijk van de verwerking kan COMBACK zich baseren op één of meerdere rechtsgronden uit de AVG.

4.1. Uitvoering van afspraken

Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om een inschrijving te verwerken, de deelname van een community te organiseren en de gemaakte afspraken uit te voeren.

4.2. Gerechtvaardigd belang

COMBACK kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van COMBACK of een derde, voor zover de belangen en fundamentele rechten van de betrokken persoon niet zwaarder wegen.

Dit kan onder meer betrekking hebben op administratief beheer, beveiliging, fraudepreventie, evaluatie en verbetering van campagnes en zakelijke communicatie.

4.3. Toestemming

Wanneer voor een bepaalde verwerking wettelijk toestemming vereist is, zal COMBACK deze toestemming vragen of zich ervan verzekeren dat een geldige toestemming aanwezig is.

Een gegeven toestemming kan overeenkomstig de toepasselijke regelgeving worden ingetrokken.

4.4. Wettelijke verplichting

COMBACK kan persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Veel communities die deelnemen aan COMBACK werken met kinderen en jongeren. COMBACK houdt hiermee uitdrukkelijk rekening.

COMBACK streeft ernaar geen persoonsgegevens van individuele minderjarige leden te verzamelen wanneer dit niet noodzakelijk is.

Daarom vraagt COMBACK communities om:

• ledenaantallen als totalen door te geven;
• leeftijden via categorieën door te geven;
• kledingmaten als aantallen per maat door te geven;
• geen ledenlijsten met namen, contactgegevens of individuele maatgegevens aan COMBACK te bezorgen, tenzij dit in een uitzonderlijke situatie noodzakelijk en rechtmatig zou zijn.

De community blijft verantwoordelijk voor haar eigen ledenadministratie.

Wanneer COMBACK persoonsgegevens van minderjarigen ontvangt die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de campagne, kan COMBACK deze gegevens verwijderen of de community verzoeken de informatie op een andere manier aan te leveren.

Communities kunnen in het kader van een campagne foto's, video's of ander beeldmateriaal aan COMBACK bezorgen.

Wanneer personen herkenbaar in beeld zijn, kan dit beeldmateriaal persoonsgegevens bevatten en kunnen daarnaast regels inzake het recht op afbeelding van toepassing zijn.

Wanneer een community beeldmateriaal aan COMBACK bezorgt, moet zij overeenkomstig de deelnamevoorwaarden gerechtigd zijn dit materiaal te verstrekken en, waar vereist, over de noodzakelijke toestemmingen beschikken.

COMBACK kan rechtmatig aangeleverd campagnemateriaal, binnen de doeleinden waarvoor het werd verkregen, onder meer gebruiken voor:

• de website van COMBACK;
• sociale mediakanalen van COMBACK;
• communicatie over COMBACK en haar campagnes;
• campagnerapportages en evaluaties;
• presentaties over COMBACK;
• rapportages en presentaties aan huidige en potentiële partners;
• communicatie over de resultaten en werking van een campagne.

COMBACK verstrekt door een community aangeleverd beeldmateriaal niet automatisch aan individuele partners voor zelfstandige betaalde reclamecampagnes. Hiervoor kunnen afzonderlijke afspraken en, waar noodzakelijk, bijkomende toestemmingen vereist zijn.

Bij beeldmateriaal waarop minderjarigen herkenbaar voorkomen, wordt bijzondere voorzichtigheid betracht. De community draagt er overeenkomstig de deelnamevoorwaarden zorg voor dat de toepasselijke regels inzake privacy en het recht op afbeelding worden nageleefd en dat, waar vereist, de noodzakelijke toestemming van ouders, voogden of andere wettelijke vertegenwoordigers werd verkregen.

Een betrokkene of wettelijke vertegenwoordiger kan COMBACK via info@combackvlaanderen.be contacteren met vragen over het gebruik van beeldmateriaal.

COMBACK verkoopt geen persoonsgegevens aan derden.

Om de website en campagnes te kunnen organiseren, maakt COMBACK gebruik van een beperkt aantal technische dienstverleners.

Dit betreft momenteel onder meer:

• Lovable, voor de website, technische infrastructuur en ingebouwde website-analytics;
• Google, voor Google Sheets en Google Workspace/Gmail.

Deze dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is om hun diensten aan COMBACK te leveren.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden gedeeld met professionele adviseurs of andere dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is voor juridische, administratieve of operationele doeleinden en daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Productie- en logistieke partners ontvangen alleen persoonsgegevens wanneer dit daadwerkelijk noodzakelijk is voor de uitvoering van de campagne. Waar mogelijk ontvangt een productiepartner uitsluitend informatie zoals de naam of het logo van de community, T-shirtkleur en geaggregeerde aantallen per maat.

COMBACK deelt de persoonsgegevens van contactpersonen of individuele communityleden niet standaard met commerciële partners.

Partners kunnen wel geaggregeerde campagneresultaten ontvangen, zoals het aantal deelnemende communities, aantal verdeelde T-shirts, geografische spreiding en geaggregeerde informatie over gebruik of draagfrequentie.

Beeldmateriaal kan worden opgenomen in campagnerapportages en presentaties overeenkomstig artikel 6 en de toepasselijke deelnamevoorwaarden.

Sommige technische dienstverleners die COMBACK gebruikt, kunnen persoonsgegevens verwerken via infrastructuur of dienstverleners buiten België of buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zorgt COMBACK ervoor dat hiervoor, voor zover vereist, een geldige doorgiftegrond of passende waarborg bestaat overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

COMBACK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld, rekening houdend met de duur van een campagne, eventuele vervolgcampagnes, administratieve noodzaak, mogelijke geschillen en wettelijke bewaarplichten.

Gegevens van communities en hun contactpersonen kunnen gedurende de samenwerking en gedurende een redelijke periode daarna worden bewaard om campagnes te beheren, resultaten te rapporteren, vragen te behandelen en de historiek van deelname te beheren.

Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist is.

COMBACK neemt redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt zoveel mogelijk beperkt tot personen en dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Hoewel COMBACK passende maatregelen neemt, kan geen enkel digitaal systeem absolute beveiliging garanderen.

Voor zover voorzien door de AVG heeft een betrokkene onder meer het recht om:

• informatie te ontvangen over de verwerking van persoonsgegevens;
• inzage te vragen in persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• in bepaalde gevallen persoonsgegevens te laten verwijderen;
• in bepaalde gevallen de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• waar van toepassing gegevensoverdraagbaarheid te vragen;
• een gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kan worden gericht aan:

info@combackvlaanderen.be

COMBACK kan aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om de identiteit van de verzoeker te controleren.

Een betrokkene heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit.

COMBACK kan dit privacybeleid aanpassen wanneer haar dienstverlening, gegevensverwerkingen of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie wordt steeds via de website beschikbaar gesteld. Bovenaan het privacybeleid wordt de datum van de toepasselijke versie vermeld.

Vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot privacy kunnen worden gericht aan:

• COMBACK – Linten Group BV
• info@combackvlaanderen.be
• combackvlaanderen.be