Deelnamevoorwaarden COMBACK – Communities

1.1. Deze voorwaarden regelen de deelname van communities aan campagnes georganiseerd door COMBACK.

1.2. Onder een “community” wordt onder meer verstaan: een sportclub, jeugdbeweging, studentenvereniging, jeugdhuis of andere door COMBACK aanvaarde vereniging of organisatie.

1.3. De persoon die de community inschrijft, bevestigt dat hij of zij bevoegd is om namens de community contact op te nemen met COMBACK en de nodige informatie te verstrekken.

1.4. Een inschrijving geeft niet automatisch recht op deelname. COMBACK behoudt het recht om een inschrijving te beoordelen, te weigeren of een community niet in een campagne op te nemen.

1.5. Deelname wordt pas definitief nadat COMBACK de community heeft bevestigd dat zij voor de betreffende campagne werd geselecteerd.

2.1. De community verbindt zich ertoe correcte, volledige en actuele informatie aan COMBACK te verstrekken.

2.2. De community werkt loyaal mee aan de praktische uitvoering van de campagne en bezorgt de door COMBACK gevraagde informatie binnen de meegedeelde termijnen.

2.3. COMBACK kan deelname weigeren of beëindigen wanneer blijkt dat foutieve of misleidende informatie werd verstrekt, de community niet langer aan de deelnamevoorwaarden voldoet of verdere samenwerking redelijkerwijs niet van COMBACK kan worden verwacht.

2.4. COMBACK behoudt het recht om zelf te bepalen welke communities aan een bepaalde campagne deelnemen, onder meer op basis van geografische spreiding, beschikbare aantallen, doelgroep, campagneplanning en afspraken met partners.

3.1. Het uitgangspunt van COMBACK is dat ieder actief lid van een deelnemende community maximaal één T-shirt ontvangt binnen de betreffende campagne.

3.2. De community geeft naar waarheid het aantal actieve leden door waarvoor T-shirts worden aangevraagd.

3.3. Op verzoek van COMBACK moet de community het opgegeven ledenaantal redelijkerwijs kunnen onderbouwen. COMBACK zal daarbij waar mogelijk vermijden persoonsgegevens van individuele leden op te vragen.

3.4. Het is niet toegestaan ledenaantallen kunstmatig te verhogen, T-shirts aan te vragen voor fictieve leden of grotere aantallen aan te vragen met het oog op wederverkoop, persoonlijk gebruik buiten de community of andere doeleinden die niet overeenstemmen met de campagne.

3.5. Het uiteindelijk door COMBACK goedgekeurde aantal T-shirts kan afwijken van het aangevraagde aantal wanneer productiecapaciteit, beschikbaarheid of andere campagneomstandigheden dit vereisen.

4.1. De T-shirts worden door COMBACK dankzij de financiële bijdrage van haar partners kosteloos ter beschikking gesteld van de deelnemende community.

4.2. Het uitgangspunt is dat de community deze T-shirts eveneens kosteloos aan haar leden verdeelt. COMBACK moedigt communities uitdrukkelijk aan om geen betaling voor de T-shirts te vragen.

4.3. Indien een community toch een beperkte bijdrage wenst te vragen om haar eigen werking te ondersteunen, mag deze bijdrage maximaal €2,00 per T-shirt bedragen.

4.4. Eventuele opbrengsten uit deze bijdrage moeten integraal ten goede komen aan de werking van de community. Persoonlijk of commercieel winstbejag is niet toegestaan.

4.5. Het is verboden de T-shirts commercieel door te verkopen, boven de toegestane maximale bijdrage aan te bieden of systematisch aan niet-leden te verkopen.

5.1. De T-shirts zijn bedoeld om daadwerkelijk gedragen te worden binnen de deelnemende communities. De zichtbaarheid die hierdoor ontstaat, vormt een essentieel onderdeel van het COMBACK-concept en van de samenwerking met de partners die de campagne mogelijk maken.

5.2. De community verbindt zich ertoe de ontvangen T-shirts daadwerkelijk onder haar leden te verdelen.

5.3. De community verbindt zich ertoe het actieve en regelmatige gebruik van de T-shirts gedurende haar georganiseerde werkingsjaar te stimuleren, bijvoorbeeld tijdens trainingen, activiteiten, bijeenkomsten, evenementen, kampen, uitstappen, clubmomenten of andere activiteiten die verband houden met de werking van de community.

5.4. Van de community wordt verwacht dat zij haar leden duidelijk informeert dat de T-shirts door COMBACK en haar partners mogelijk werden gemaakt en bedoeld zijn om daadwerkelijk gebruikt te worden.

5.5. Deze verplichting houdt geen individuele draagplicht voor ieder afzonderlijk lid in. De community is wel verantwoordelijk voor het actief stimuleren van het gebruik binnen haar werking.

5.6. De community werkt, indien COMBACK dit redelijkerwijs vraagt, mee aan een beperkte evaluatie van het gebruik van de T-shirts, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken over draagmomenten, draagfrequentie of gebruik binnen de community.

6.1. De gratis terbeschikkingstelling van de T-shirts wordt mogelijk gemaakt door commerciële partners van COMBACK.

6.2. De community begrijpt en aanvaardt daarom dat op de T-shirts naast de identiteit van de community ook logo's, namen of andere uitingen van partners van COMBACK kunnen worden aangebracht.

6.3. COMBACK bepaalt de positionering, afmetingen en technische uitvoering van de partneruitingen binnen de vooraf bepaalde campagneopmaak.

6.4. De community verbindt zich ertoe sponsorlogo's, COMBACK-elementen en andere campagne-uitingen niet te verwijderen, af te dekken, te overschilderen, te wijzigen of bewust onzichtbaar te maken.

6.5. De identiteit van de partners die op de T-shirts worden opgenomen, wordt uiterlijk vóór de productie aan de community meegedeeld.

6.6. COMBACK selecteert de partners die aan een campagne worden verbonden. COMBACK werkt niet samen met partners waarvan de aard, activiteiten, producten of diensten volgens COMBACK onverenigbaar zijn met de doelgroep, waarden of maatschappelijke verantwoordelijkheid van de campagne. In het bijzonder worden kansspel- en gokbedrijven en merken van sterke alcoholische dranken uitgesloten. Door deel te nemen aan een COMBACK-campagne aanvaardt de community dat de door COMBACK geselecteerde partners en hun uitingen op de T-shirts worden opgenomen.

7.1. De community bezorgt COMBACK binnen de gevraagde termijn alle informatie die noodzakelijk is voor productie en distributie, waaronder het communitylogo, de gekozen beschikbare T-shirtkleur en de benodigde aantallen per maat.

7.2. De community is verantwoordelijk voor de juistheid van de door haar aangeleverde aantallen, maten, logo's en overige gegevens.

7.3. Wanneer verkeerde T-shirts worden geproduceerd als rechtstreeks gevolg van foutieve gegevens die door de community werden aangeleverd, is COMBACK niet verplicht deze kosteloos opnieuw te produceren.

7.4. Door haar logo of andere visuele elementen aan COMBACK te bezorgen, bevestigt de community dat zij gerechtigd is deze te gebruiken en verleent zij COMBACK het niet-exclusieve recht deze te gebruiken voor de productie van de T-shirts en voor communicatie over de betreffende COMBACK-campagne.

7.5. Het in artikel 7.4 verleende gebruiksrecht beperkt zich tot doeleinden die redelijkerwijs verband houden met COMBACK, de betreffende campagne, de rapportage daarover en de communicatie van COMBACK.

8.1. COMBACK streeft ernaar de overeengekomen aantallen, maten en kleuren correct te produceren en te verdelen.

8.2. Kleine technische afwijkingen in kleur, positie, afmetingen van bedrukking, textiel, pasvorm of andere productie-eigenschappen die gebruikelijk zijn binnen textielproductie worden niet beschouwd als een gebrek, voor zover het product normaal bruikbaar blijft.

8.3. De beschikbaarheid van bepaalde kleuren en maten is afhankelijk van voorraad en productie. Indien een gekozen variant niet beschikbaar blijkt, overlegt COMBACK met de community over een passend alternatief.

8.4. Door COMBACK meegedeelde productie- of distributiedata zijn indicatief, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

8.5. De community controleert de ontvangen goederen binnen een redelijke termijn en meldt eventuele wezenlijke fouten zo snel mogelijk aan COMBACK.

9.1. De community bevestigt op verzoek van COMBACK dat de ontvangen T-shirts daadwerkelijk onder haar leden werden verdeeld.

9.2. COMBACK kan de community vragen om redelijke bewijsstukken van distributie of gebruik te bezorgen, bijvoorbeeld een groepsfoto, foto van een activiteit of een korte schriftelijke bevestiging.

9.3. De community kan gedurende of na de campagne gevraagd worden om beperkte informatie te verstrekken over het gebruik van de T-shirts, zoals geschatte draagfrequentie, soorten draagmomenten en de periode waarin de shirts gebruikt worden.

9.4. Deze informatie kan door COMBACK in geaggregeerde vorm worden verwerkt in campagnerapportages, analyses en communicatie aan partners.

9.5. De community werkt binnen redelijke grenzen mee aan dergelijke evaluaties, aangezien meetbaarheid van de campagne een belangrijk onderdeel vormt van het COMBACK-model.

10.1. Wanneer de community foto's, video's of ander beeldmateriaal aan COMBACK bezorgt, verleent zij COMBACK een niet-exclusief gebruiksrecht om dit materiaal te gebruiken in het kader van COMBACK en de betreffende campagne.

10.2. Dit gebruik kan onder meer betrekking hebben op:

• de website en sociale mediakanalen van COMBACK;
• organische communicatie en promotie van COMBACK;
• presentaties over COMBACK;
• campagnerapportages en evaluaties;
• rapportages en presentaties aan huidige en potentiële partners;
• communicatie over de resultaten en werking van de campagne.

10.3. Tenzij afzonderlijk overeengekomen, verleent deze bepaling aan individuele partners van COMBACK geen zelfstandig recht om het beeldmateriaal te gebruiken voor eigen betaalde reclamecampagnes.

10.4. De community verklaart dat zij gerechtigd is het aangeleverde beeldmateriaal aan COMBACK te bezorgen en dat zij, waar vereist, over de noodzakelijke toestemmingen beschikt van personen die herkenbaar in beeld zijn of van hun ouders, voogden of andere wettelijke vertegenwoordigers.

10.5. De community draagt er in het bijzonder zorg voor dat bij beeldmateriaal waarop minderjarigen herkenbaar voorkomen, de toepasselijke regels inzake privacy en het recht op afbeelding worden nageleefd.

10.6. De community bezorgt geen beeldmateriaal aan COMBACK wanneer zij niet over de noodzakelijke rechten of toestemmingen beschikt.

10.7. Wanneer een persoon of diens wettelijke vertegenwoordiger een geldige vraag stelt over het verwijderen of verder gebruik van bepaald beeldmateriaal, werken COMBACK en de community samen om deze vraag overeenkomstig de toepasselijke wetgeving te behandelen.

10.8. De verdere verwerking van persoonsgegevens door COMBACK wordt geregeld in het afzonderlijke privacybeleid van COMBACK.

11.1. De naam COMBACK, de COMBACK-huisstijl, campagneconcepten, ontwerpen, grafische elementen en andere door COMBACK gecreëerde materialen blijven eigendom van COMBACK of de respectieve rechthebbenden.

11.2. Deelname aan een campagne geeft de community geen eigendomsrecht op de merken, logo's of andere intellectuele eigendomsrechten van COMBACK of haar partners.

11.3. De community mag foto's van haar eigen deelname en ontvangen T-shirts delen via haar eigen communicatiekanalen, voor zover zij daarbij de rechten van afgebeelde personen, COMBACK en betrokken partners respecteert.

12.1. COMBACK kan een community van verdere deelname uitsluiten wanneer zij deze voorwaarden wezenlijk schendt.

12.2. Onder wezenlijke schending wordt onder meer verstaan:

• bewust foutieve ledenaantallen doorgeven;
• T-shirts commercieel doorverkopen;
• meer dan €2,00 per T-shirt aan leden vragen;
• sponsoruitingen bewust verwijderen of afdekken;
• grote aantallen T-shirts niet onder de opgegeven leden verdelen;
• aangeleverd materiaal gebruiken op een manier die de reputatie van COMBACK of haar partners ernstig kan schaden;
• fraude of andere vormen van bewust misbruik van het COMBACK-concept.

12.3. Bij ernstige of herhaalde niet-naleving kan COMBACK de community uitsluiten van toekomstige campagnes.

12.4. Indien misbruik wordt vastgesteld vóór productie of distributie, kan COMBACK de deelname onmiddellijk beëindigen.

13.1. COMBACK staat in voor een zorgvuldige organisatie van de campagne binnen de grenzen van wat redelijkerwijs van haar kan worden verwacht.

13.2. COMBACK is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit foutieve informatie verstrekt door de community, verkeerd gebruik van de T-shirts of handelingen van de community of haar leden die buiten de verantwoordelijkheid van COMBACK vallen.

13.3. De community blijft verantwoordelijk voor haar eigen werking, activiteiten, ledenadministratie en de naleving van haar eigen wettelijke verplichtingen.

13.4. Voor zover wettelijk toegestaan is COMBACK niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, verlies van inkomsten of reputatieschade voortvloeiend uit deelname aan een campagne.

13.5. Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid die volgens de toepasselijke wetgeving niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten of beperkt.

14.1. Deze deelnamevoorwaarden gelden voor de campagne waarvoor de community zich heeft ingeschreven.

14.2. COMBACK kan haar deelnamevoorwaarden voor toekomstige campagnes wijzigen. De voorwaarden die van toepassing zijn op een reeds bevestigde deelname worden niet eenzijdig wezenlijk gewijzigd ten nadele van de community, tenzij dit noodzakelijk is wegens wetgeving, veiligheid of andere dwingende omstandigheden.

14.3. Indien een bepaling van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van toepassing.

14.4. Op deze deelnamevoorwaarden en de relatie tussen COMBACK en de community is Belgisch recht van toepassing.

14.5. Geschillen worden bij voorkeur eerst in onderling overleg opgelost. Indien geen oplossing kan worden bereikt, zijn de volgens de Belgische wetgeving bevoegde rechtbanken bevoegd.

14.6. Vragen over deze voorwaarden kunnen worden gericht aan:

• COMBACK – Linten Group BV
• info@combackvlaanderen.be
• combackvlaanderen.be